Conflict met je werknemer:
Het opleggen van disciplinaire maatregelen

Inleiding

U kent ze wel: medewerkers die het niet zo nauw nemen met werktijden, werkinstructies niet nakomen of op andere manieren ongewenst gedrag vertonen. De meeste werkgevers hebben daarmee te maken. Wat u kunt doen om dit zo veel als mogelijk te voorkomen en hoe te handelen indien het toch mis gaat, leest u hieronder.

Instructierecht van de werkgever

Op grond van artikel 7:660 BW heeft een werkgever de bevoegdheid om voorschriften en instructies te geven in het belang van de goede orde binnen de onderneming, waaraan medewerkers zich moeten houden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan veiligheidsvoorschriften zoals het dragen van een helm en beschermende bedrijfskleding, maar ook aan een rookverbod en een verbod op het gebruik van alcohol tijdens werktijd.

Een protocol waarin is opgenomen welke disciplinaire maatregelen opgelegd kunnen worden, is ook een voorschrift zoals bedoeld in artikel 7:660 BW. Zeker wanneer een toepasselijke CAO niet voorziet in een scala aan op te leggen disciplinaire maatregelen, is van belang dat de werkgever een schriftelijk sanctieprotocol invoert waarop in voorkomend geval een beroep kan worden gedaan.

Op een paar uitzonderingen na, zoals het niet nakomen van re-integratieverplichtingen, is namelijk niet in de wet bepaald welke disciplinaire maatregelen opgelegd kunnen worden.
Een sanctieprotocol biedt de werkgever de mogelijkheid om allerlei verschillende disciplinaire maatregelen te beschrijven die kunnen worden opgelegd ingeval van niet nakoming van bedrijfsregels of bij wangedrag.

Denk bijvoorbeeld aan een (meerdaagse) schorsing zonder behoud van salaris, het niet toekennen van een periodieke verhoging of terugplaatsing in functie/salaris-schaal. Dit zijn allemaal disciplinaire maatregelen die, afhankelijk van de omstandigheden van het geval, passend kunnen zijn, maar geen wettelijke basis hebben.

Bij de juridische toetsing daarvan zal de rechter onder meer kijken naar de grondslag van de disciplinaire maatregel. Indien de disciplinaire maatregel voortvloeit uit een schriftelijk protocol dat bij de medewerkers kenbaar is, is de kans dat de disciplinaire maatregel om formele redenen sneuvelt, aanzienlijk kleiner dan wanneer niet teruggevallen kan worden op een duidelijk sanctiebeleid.

Bovendien gaat van een protocol preventieve werking uit. Het werkt nu eenmaal zo dat wanneer de risico’s van bepaald gedrag bekend zijn, dit voor het merendeel van de medewerkers reden geeft om bedrijfsregels na te komen en geen ongewenst gedrag te vertonen.

Hoe pak je het aan en welke disciplinaire maatregel leg je op?

Een sanctieprotocol hoeft niet uitputtend te regelen welke disciplinaire maatregel in welk geval zal worden opgelegd. Evenmin hoeft worden opgenomen dat na een bepaald aantal waarschuwingen ontslag volgt. Sterker, dat is onwenselijk omdat de werkgever zich daarmee in zijn mogelijkheden beperkt en kan worden afgerekend op inconsequenties.

De omstandigheden van het geval zijn bepalend voor de keuze van de disciplinaire maatregel. Zorg er dus voor dat alle feiten bekend zijn en luister naar het verhaal van de medewerker. Waarom heeft hij op die manier gehandeld? Waarschijnlijk zal de gegeven uitleg de werkgever in de meeste gevallen niet op andere gedachten brengen, maar die mogelijkheid is er wel. Hier gaat het in de praktijk vaak mis, net zoals bij de zwaarte van de disciplinaire maatregel.

Belangrijk uitgangspunt is dat de zwaarte van de maatregel in verhouding moet staan ten opzichte van het gedrag. Een medewerker die een keer te laat komt sanctioneren met een dag schorsing zonder loon zal al snel als buitenproportioneel worden gezien. Bij een medewerker die voor dit vergrijp al 3 keer eerder een officiële waarschuwing heeft gekregen, ligt dat mogelijk anders.

Last but not least. Waak voor willekeur. Voorkom dat medewerkers ongelijk worden behandeld bij het opleggen van en de keuze voor een disciplinaire maatregel. Dat doet afbreuk aan het beleid.

Conclusie en tips

  • Zorg voor een schriftelijk sanctieprotocol waarin is opgenomen welke disciplinaire maatregelen opgelegd kunnen worden;
  • Informeer medewerkers over de toepasselijkheid van dit protocol;
  • Pas hoor en wederhoor toe voorafgaand aan het opleggen van een disciplinaire maatregel;
  • Wacht niet te lang met het opleggen van een disciplinaire maatregel;
  • Leg opgelegde disciplinaire maatregelen altijd schriftelijk vast;
  • Ben consequent in het opleggen van disciplinaire maatregelen en in de zwaarte daarvan. Leg alleen een disciplinaire maatregel op indien daar een concrete aanleiding voor is. Meer is niet altijd beter. Het gaat om de inhoud.

Een sanctieprotocol biedt de werkgever de mogelijkheid om allerlei verschillende disciplinaire maat-regelen te beschrijven die kunnen worden opgelegd ingeval van niet nakoming van bedrijfsregels of bij wangedrag.